Informationsrechte des Personalrats und Datenschutz
Wir möchten euch außerdem rechtliche Informationen zum Thema „Informationsrechte und Datenschutz“ für Personalräte zukommen lassen. Grundlage für den Schutz von Informationen sowie personenbezogenen Daten bildet die Schweigepflicht nach § 8 HPVG. Verstöße dagegen können nach § 23 HPVG zum Ausschluss aus dem Personalrat führen oder eine Bestrafung nach § 203 Abs. 2 StGB nach sich ziehen. Diese Regelungen garantieren der Dienststelle, dass vertrauliche Informationen durch den Personalrat nicht unbefugt weitergegeben werden.
Uns ist bekannt, dass Dienststellen oft damit argumentieren, sie könnten dem Personalrat aufgrund des Datenschutzes bestimmte Informationen nicht vorlegen. Diese Argumentation greift jedoch ins Leere: § 23 Abs. 1 HDSIG formuliert die explizite Erlaubnis, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen, wenn dies der gesetzlichen Aufgabenerfüllung (hier: nach dem HPVG) einer Interessenvertretung dient.
Aus § 61 Abs. 1 Satz 1 HPVG ergibt sich eine umfassende Informationspflicht der Dienststelle gegenüber dem Personalrat. Dies gilt immer dann, wenn der Personalrat Informationen für seine gesetzliche und konkrete Aufgabenerfüllung benötigt und darauf gestützt sein Informationsbedürfnis vorträgt.
Prüfschritte der Erforderlichkeit: Im nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die gewünschten Informationen zur Erfüllung der Aufgaben tatsächlich erforderlich sind. Hierbei ist auch der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Die Prüfung kann ergeben, dass es für die gesetzliche Aufgabe ausreichend ist, anonymisierte Daten (ohne Namen) oder pseudonymisierte Daten (codierte Daten ohne Klarnamen) zu erhalten. Es besteht also nicht in jedem Fall ein automatisches Recht auf Klarnamen, sofern der Zweck auch ohne diese erreicht werden kann.
Prüfschema
Gibt es eine konkrete gesetzliche Aufgabe für den Personalrat? | ⇒ | Nein: Kein Informationsanspruch |
⇓ Ja ⇓ |
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Sind die gewünschten Informationen zur Wahrnehmung der Aufgaben des Personalrats erforderlich? | ⇒ | Nein: Kein Informationsanspruch |
⇓ Ja ⇓ |
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Informationsanspruch besteht |
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Ein wichtiger Hinweis zum Schluss: Wenn Informationen für die Durchführung der Aufgaben des Personalrats erforderlich sind, darf die Dienststellenleitung die Herausgabe nicht mit der Begründung verweigern, dass Daten technisch nicht pseudonymisiert oder anonymisiert werden könnten. In diesem Fall sind die Daten im Zweifel so vorzulegen, wie sie vorhanden sind.
Informationsaustausch zwischen verschiedenen Personalräten
Ein informeller Austausch zu Sachthemen zwischen verschiedenen Gremien (z.B. Schulpersonalrat und Gesamtpersonalrat) ist gängige Praxis und rechtlich zulässig. Da alle Mitglieder derselben strengen Schweigepflicht (§ 8 HPVG) unterliegen, ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit möglich. Dennoch gilt auch hier der Grundsatz der Datensparsamkeit: Es werden nur Daten ausgetauscht, die für die jeweilige Aufgabenerfüllung zwingend erforderlich sind.
Typische Szenarien des Austauschs:
Unterstützung vor Ort: Der Schulpersonalrat wendet sich bei komplexen Fragestellungen (z.B. bei Konflikten mit der Schulleitung) beratend an den GPRS.
Beteiligungsverfahren: Der GPRS tritt an die betroffenen Schulpersonalräte heran, wenn es um übergeordnete Maßnahmen des Schulamts geht (z.B. Versetzungsvorhaben, Konrektorenstellen). Involvierte Personalräte können sich hierzu untereinander abstimmen.
Wichtige Grenze: Trotz der engen Zusammenarbeit gibt es formale Grenzen. So ist beispielsweise die Weitergabe von Versetzungsunterlagen (Personalaktenauszüge, Bewerberlisten etc.) durch den GPRS an die Schulpersonalräte nicht zulässig. Jedes Gremium darf nur über die Informationen verfügen, die ihm im Rahmen seiner gesetzlichen Zuständigkeit offiziell von der Dienststelle zugeleitet wurden.
Autor: Richard Maydorn
Stand: 26.01.2026